Este manual de Viadesk y el video muestran cómo configurar WhatsApp multiagente: entrar al panel, vincular el número por QR y sumar al equipo como colaboradores de la bandeja.
Video: cómo configurarlo
Mirá el recorrido y tachá el checklist gráfico mientras avanzás. Lo esencial son los pasos 1 a 3.
viafacil · ViaDesk
Checklist: listo para usar en 15 minutos
Para quien acaba de contratar. Tachá cada ítem. Lo esencial son los pasos 1 a 3.
Meta: el número que ya usás se atiende desde el panel, con el equipo adentro de la bandeja.
Antes de sentarte
| ☐ | Tengo el correo de alta (usuario y contraseña). Si no llegó: spam, portal de clientes, o WhatsApp +54 9 11 7826-8881. |
| ☐ | Tengo el celular con el WhatsApp que ya me escriben. Sirve WhatsApp o WhatsApp Business. No hace falta un número nuevo. |
| ☐ | PC y celular con internet estable. |
| ☐ | Lista de mails del equipo (uno por persona). Nadie comparte la misma contraseña. |
1. Entrar al panel
| ☐ | Abrí https://desk.viafacil.com/ |
| ☐ | Ingresé con el usuario del correo de alta. Si pide cambiar contraseña o confirmar mail, lo hago ahora. |
2. Vincular WhatsApp
| ☐ | Ajustes → Entradas → Añadir bandeja. |
| ☐ | Elegí WhatsApp → WhatsApp QR y le puse un nombre. Ejemplo: Ventas, Soporte, Principal. |
| ☐ | En el celular: Menú → Dispositivos vinculados → escaneé el QR. |
| ☐ | El panel confirma que está conectado. Si se cae después, se vuelve a escanear. El historial se mantiene. |
3. Equipo (obligatorio)
| ☐ | Ajustes → Agentes → Añadir agente (nombre, mail, rol). Admin configura. Agente solo atiende. |
| ☐ | Cada persona aceptó el mail y creó su contraseña. Si no llega: spam y reenviar invitación. |
| ☐ | LOS AGREGUÉ COMO COLABORADORES DE LA BANDEJA. Invitar NO alcanza. Ajustes → Entradas → tu WhatsApp → Colaboradores. Si no ven chats, falta este paso. |
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Atender, pulir y destrabar
Con el número vinculado y el equipo en la bandeja, ya estás operando. Esto deja el servicio redondo.
4. Cómo atender sin pisarse
| ☐ | Trabajo en Mías y tomo chats de Sin asignar. |
| ☐ | Asigno el chat antes de responder en equipo. Un chat, un responsable. |
| ☐ | Uso nota privada para comentarios internos. El cliente no la ve. |
| ☐ | Resuelvo la conversación cuando el caso quedó cerrado. |
El mismo día (recomendado, no bloquea el arranque)
| ☐ | Perfil: nombre visible y foto de cada agente. |
| ☐ | Notificaciones del navegador para desk.viafacil.com. Audio / push / correo, según cómo trabajen. |
| ☐ | 2 o 3 respuestas predefinidas (saludo, horarios, datos). Se insertan con / y un código. |
| ☐ | Horario de atención y mensaje fuera de horario en la bandeja. |
| ☐ | (Opcional) Canal Sitio web + widget, si también quieren chat en la web. |
Si algo no funciona
| QR no conecta | Internet en los dos dispositivos. Regenerar QR. Cerrar WhatsApp Web viejo. |
| Agente no ve chats | Falta como colaborador de esa bandeja. |
| Llega al celular, no al panel | Se desvinculó. Volver a escanear en Dispositivos vinculados. |
| Invitación pendiente | Spam o no confirmó. Reenviar. |
| No entran más agentes | Tope del plan contratado. |
| Respuestas cruzadas | Asignar el chat antes de escribir. |
Ayuda
Guías: viafacil.com/knowledgebase/104/VIADESK
Manual corto: viafacil.com/knowledgebase/3114/Manual-servicio-Viadesk.html
Portal de clientes · Chat online con Aura · WhatsApp +54 9 11 7826-8881
Descripción del servicio
ViaDesk es el panel multiagente de Viafacil. Centralizás las conversaciones de WhatsApp (y, si lo necesitás, el chat del sitio) para que varios agentes respondan desde un solo lugar, con historial compartido.
Acceso: https://desk.viafacil.com/ — usuario y contraseña llegan en el correo de alta.
Documentación completa de la categoría: Base de conocimientos → VIADESK.
Índice
- Acceso al panel
- Canal y bandeja (concepto básico)
- Vincular WhatsApp
- Crear agentes y darles acceso
- Atender conversaciones
- Configuraciones básicas recomendadas
- Ayuda
1. Acceso al panel
- Abrí desk.viafacil.com.
- Ingresá con el usuario y la contraseña del correo de alta.
- Si pide cambiar contraseña o confirmar el correo, completalo antes de seguir.
2. Canal y bandeja (concepto básico)
- Canal: el tipo de medio (WhatsApp o Sitio web).
- Bandeja (Entradas): una instancia concreta (tu número de WhatsApp o el widget de un dominio).
Los chats llegan a una bandeja. Solo ven esos chats los agentes que estén agregados como colaboradores de esa entrada.
Guía: Qué es un canal y qué es una bandeja
3. Vincular WhatsApp
Usá el mismo número con el que ya te escriben. La vinculación habitual es por código QR.
- Ajustes → Entradas → Añadir bandeja.
- Elegí WhatsApp → WhatsApp QR, poné un nombre y creá la bandeja.
- En el celular: WhatsApp → Menú → Dispositivos vinculados → escaneá el QR.
Después del emparejamiento, el equipo atiende desde el panel sin dejar el teléfono encendido. Si se desvincula, volvé a escanear el QR; el historial se mantiene.
4. Crear agentes y darles acceso
- Ajustes → Agentes → Añadir agente (nombre, correo, rol Agente o Administrador).
- Cada persona recibe un mail para crear su contraseña.
- Obligatorio: agregalos a la bandeja (Ajustes → Entradas → tu WhatsApp → colaboradores / añadir agentes). Si no están en la bandeja, no ven los chats.
Guía: Invitar agentes y gestionar el equipo
5. Atender conversaciones
Menú Conversaciones:
- Trabajá en Mías y tomá de Sin asignar.
- Asigná el chat para no pisarse entre agentes.
- Usá nota privada para comentarios internos.
- Resolver cuando el caso quedó cerrado.
Guía: Evitar respuestas cruzadas
6. Configuraciones básicas recomendadas
Con WhatsApp y el equipo listos, completá esto (no hace falta todo el primer día, pero sí pronto):
- Perfil de cada agente (nombre visible y foto).
- Notificaciones (audio / push / correo) y permiso del navegador para
desk.viafacil.com. - Respuestas predefinidas para saludos y datos que se repiten (
/+ código en el chat). - Horario de atención y mensaje fuera de horario en la bandeja.
- (Opcional) canal Sitio web e instalación del widget.
7. Ayuda
- Índice VIADESK: https://www.viafacil.com/knowledgebase/104/VIADESK
- Introducción: Qué es WhatsApp multiagente
- Portal de clientes: Mis servicios y casos
- Chat online con Aura en el sitio
- WhatsApp: +54 9 11 7826-8881
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