Este artículo explica cómo crear una bandeja de WhatsApp en ViaDesk para que tu equipo atienda el mismo número desde el panel multiagente.
Método habitual en ViaDesk: La vinculación más usada es WhatsApp QR (escaneás el código desde el celular, como un dispositivo vinculado). En el asistente también aparecen otras opciones de proveedor; en esta guía detallamos el flujo QR que vas a ver en pantalla.
Antes de empezar
- Acceso de Administrador a https://desk.viafacil.com/.
- El celular con el número de WhatsApp que querés conectar (app WhatsApp o WhatsApp Business instalada).
- Buena conexión a internet en la PC y en el teléfono.
- Agentes ya creados si querés sumarlos en el mismo asistente.
Importante: Al vincular por QR, el número pasa a atenderse también desde ViaDesk. Coordiná con tu equipo para no mezclar respuestas solo desde el celular y desde el panel sin criterio.
Paso 1 — Abrir Entradas y añadir bandeja
- Ingresá a ViaDesk.
- Andá a Ajustes → Entradas.
- Hacé clic en Añadir bandeja de entrada.
Vas a entrar al asistente de 4 pasos: Elegir canal → Crear bandeja de entrada → Añadir agentes → Voilà!
Paso 2 — Elegir el canal WhatsApp
- En la grilla de canales, seleccioná WhatsApp («Atiende a tus clientes en WhatsApp»).
Paso 3 — Elegir el proveedor (API)
ViaDesk muestra la pantalla «Selecciona tu proveedor de API» con estas opciones:
| Opción | Descripción en pantalla | Cuándo usarla |
|---|---|---|
| WhatsApp QR | Conectate escaneando un código QR. | Recomendada para la mayoría de los clientes ViaDesk (número que ya usás). |
| Nube de WhatsApp | Configuración rápida con Meta (Cloud API). | Cuando trabajás con WhatsApp Cloud API / Meta Business. |
| Twilio | Conectar con credenciales de Twilio. | Si tu número WhatsApp está en Twilio. |
Para el flujo estándar de ViaDesk, elegí WhatsApp QR.
Paso 4 — Escanear el código QR
En la pantalla WhatsApp QR vas a ver el código y el mensaje «Esperando conexión...».
- Abrí WhatsApp en el teléfono del número a vincular.
- Andá a Dispositivos vinculados (en WhatsApp Business la ruta es equivalente: menú → Dispositivos vinculados).
- Elegí vincular un dispositivo y escaneá el QR que muestra ViaDesk.
- Esperá a que la pantalla deje de decir «Esperando conexión...» y avance el asistente.
Tip: Si el QR expira, recargá / regenerá la pantalla y volvé a escanear. Mantené WhatsApp abierto en el celular hasta que ViaDesk confirme la conexión.
Paso 5 — Añadir agentes
Cuando la vinculación esté lista, el asistente pide sumar agentes a la bandeja.
- Elegí quiénes van a ver y responder este WhatsApp.
- Hacé clic en Añadir agentes.
Administradores: Aunque seas admin, si querés ver esta bandeja tenés que añadirte también como agente/colaborador.
Paso 6 — Voilà: bandeja lista
Al finalizar, la bandeja queda creada y las conversaciones de ese número aparecen en ViaDesk.
- Probá enviando un mensaje de prueba al número vinculado.
- Confirmá que llega a la bandeja y que los agentes correctos la ven.
- Si hace falta, ajustá colaboradores después en Ajustes → Entradas → configuración de la bandeja.
Después de vincular
- Definí disponibilidad de los agentes (En línea / Ocupado / Desconectado).
- Configurá notificaciones en el perfil de cada persona.
- Si usás equipos, asigná conversaciones al grupo que corresponda.
- Recordá: ViaDesk no incluye bot de IA que responda solo. Si necesitás mensajes automáticos de ausencia en WhatsApp, revisá opciones en la app WhatsApp Business (Meta), aparte del panel.
Problemas frecuentes
- El QR no conecta: verificá internet, regenerá el código y escaneá de nuevo desde Dispositivos vinculados.
- «Esperando conexión...» no avanza: cerrá otras sesiones de WhatsApp Web conflictivas y reintentá.
- La bandeja existe pero no veo chats: faltás como colaborador de esa entrada.
- Mensajes llegan al celular pero no a ViaDesk: revisá que la vinculación siga activa en Dispositivos vinculados.
- ¿Cloud o Twilio?: usalos solo si tu número ya opera por Meta Cloud API o Twilio; si no, quedate con WhatsApp QR.
Si no podés vincular el número, el QR falla o la bandeja no recibe mensajes, abrí un caso desde el portal de clientes, consultá por el chat online con Aura en el sitio, o escribinos por WhatsApp al +54 9 11 7826-8881.