Para atender un mismo WhatsApp entre varias personas, cada integrante debe tener su propio usuario y acceso a la bandeja correspondiente. En Viadesk, un administrador invita a los agentes por correo, define sus permisos y luego los agrega como colaboradores de la bandeja de WhatsApp.
Importante: invitar a una persona no le da acceso automático a WhatsApp. Después hay que agregarla como colaboradora de la bandeja que debe atender.
Qué es un agente en Viadesk
Un agente es una persona del equipo con acceso individual al panel. Cada agente tiene nombre, correo, rol y estado de disponibilidad. Así no hace falta compartir contraseñas y queda claro quién atendió cada conversación.
Roles disponibles
- Administrador: configura la cuenta, administra agentes, equipos y bandejas, y puede acceder a todas las conversaciones.
- Agente: atiende los chats de las bandejas donde fue agregado, sin modificar la configuración general.
- Rol personalizado: permite ajustar permisos cuando está disponible en el plan.
Cómo invitar un agente
- Ingresá a desk.viafacil.com.
- Andá a Configuración → Agentes.
- Seleccioná Agregar agente.
- Completá nombre, correo y rol.
- Confirmá la invitación.
El nuevo integrante recibe un correo para confirmar su cuenta y crear la contraseña. Hasta completar ese paso aparecerá como pendiente.
Si no llega el correo: revisá spam y verificá que la dirección sea correcta. Un administrador puede reenviar la invitación.
Agregar el agente a la bandeja de WhatsApp
- Entrá en Configuración → Bandejas.
- Abrí la bandeja del número de WhatsApp.
- Ingresá en Colaboradores.
- Agregá a las personas que deben ver y responder esos mensajes.
- Guardá los cambios.
Si un agente inicia sesión pero no ve los chats, este es el primer ajuste que hay que comprobar.
Disponibilidad y asignación
- En línea: puede recibir conversaciones mediante asignación automática.
- Ocupado: sigue en el panel, pero la autoasignación puede omitirlo.
- Desconectado: no recibe conversaciones nuevas.
Cada persona puede cambiar su estado desde el avatar. La disponibilidad ayuda a distribuir consultas solo entre quienes están atendiendo.
Editar o eliminar agentes
Desde Configuración → Agentes, un administrador puede cambiar el nombre, rol o disponibilidad. Antes de eliminar a alguien, conviene reasignar sus conversaciones abiertas; los chats no se borran, pero pueden quedar sin responsable.
Problemas frecuentes
- El agente no ve WhatsApp: falta agregarlo como colaborador de la bandeja.
- La invitación sigue pendiente: no confirmó el correo o cayó en spam.
- No se pueden agregar más agentes: revisá el límite del plan contratado.
- Quedaron chats sin asignar: reasignalos desde la cola correspondiente.
¿Todavía no usás una bandeja compartida?
Leé cómo varias personas pueden atender un mismo WhatsApp o conocé la demo y los planes de Viadesk.
Si no podés invitar agentes o gestionar permisos, abrí un caso desde el portal de clientes o consultá por el chat online del sitio.